Birou – Avand un spatiu de lucru optim, va poate creste foarte mult productivitatea!
Iata, ce ar trebui sa faceti!
Locul in care lucrati, influenteaza modul in care lucrati.
Lucrul intr-un mediu dezordonat sau care va distrage atentia, va va afecta munca si, probabil, intr-un mod negativ.
Daca sunteti ca un lucrator mediu in domeniul IT „tehnologia informatiei”, va petreceti cea mai mare parte a timpului stand in fata unui ecran de calculator.
Chiar daca munca ta se invarte in jurul unui computer, biroul tau ca intreg, ar trebui sa te ajute sa fii cat mai productiv posibil.
Un birou bine organizat, are beneficii uriase.
Un birou bine organizat, va poate ajuta sa va concentrati mai bine si sa va imbunatatiti eficienta in timp ce lucrati, deoarece nu veti avea atat de multa dezordine.
Odata ce ati pus totul intr-un loc anume, veti economisi mai mult timp incercand sa gasiti mai tarziu.
Incercati sa schimbati dispunerea mobilierului de birou pentru a va ajuta sa va simtiti mai putin stresat pe parcursul zilei.
Odata ce aspectul biroului este stabilit, organizarea consumabilelor si a hartiilor de birou, va face ca biroul tau sa fie curat si ordonat.
Birou Castello
Birou Toscana
Birou – Cum va pozitionati mobilierul de birou?
Incercati sa schimbati dispunerea mobilierului de birou pentru a va ajuta sa va simtiti mai putin stresat pe parcursul zilei.
Odata ce aspectul biroului este stabilit, organizarea consumabilelor si a hartiilor de birou, va face ca biroul tau sa fie curat si ordonat.
Pozitionati-va biroul, astfel incat, sa puteti privi pe o fereastra, daca puteti.
Faptul de a putea privi pe fereastra, in timp ce lucrati, va poate ajuta sa reduceti nivelul de stres si sa va concentrati mai bine asupra muncii dumneavoastra.
Mutati-va biroul intr-o locatie in care sa va puteti aseza cu usurinta si sa aruncati din cand in cand o privire pe fereastra. Verificati sa nu existe stralucire pe ecranul computerului sau lumina in ochi pe parcursul zilei, astfel incat, sa nu va distrageti sau sa va enervati.
Daca lucrati intr-un birou cu plan deschis sau intr-un cubiclu, discutati cu administratorul biroului sau cu seful dvs. pentru a vedea daca este in regula sa va schimbati pozitia biroului.
Continuati apoi cu o curatare
Nu puteti crea un spatiu de lucru productiv, fara The Purge ( epurare).
In functie de starea biroului tau, curatarea poate dura de la cateva ore pana la o zi intreaga.
Scopul final al curatirii, este de a avea un birou complet lipsit de dezordine.
Creati un spatiu de recuperare
Fiecare birou, are nevoie de un loc pentru a aduna gunoiul care intra.
Birou – 3 tipuri principale de gunoaie
Exista trei tipuri principale de gunoaie care intra intr-un birou:
1) Documente importante;
2) Lucruri pe care trebuie sa le pastrati (jacheta, umbrela, cana de calatorie);
3) gunoiul propriu-zis;
Unde trebuie amenajat spatiu de colectare al gunoiului?
Un spatiu de colectare, ar trebui amenajat in cea mai evidenta zona a biroului dvs.
Daca aveti o usa, creati spatiul catch-it ( prinde-l) in dreapta usii.
Daca va aflati intr-un cubiclu (cabina), creati un spatiu catch-it undeva langa intrare.
Ce trebuie sa contina spatiul de strangerea gunoiului?
Un spatiu catch-it (captura) ar trebui sa aiba:
1) Un dulap sau o tava pentru documente;
2) Un raft, carlige sau o cutie in care sa puneti obiectele importante;
3) Si un cos de gunoi;
Spatiul catch-it, va ajuta sa va pastrati biroul curat cu putin efort.
Pastrati-va biroul de lucru liber de dezordine
Fotoliu rotativ Castello
Fotoliu rotativ Toscana
Birou – Achizitionati mobila rulanta
Cumparati mobila rulanta, astfel incat, sa puteti muta cu usurinta lucrurile din drum. Cautati organizatoare, rafturi sau dulapuri care au roti, astfel incat, sa le puteti scoate cand aveti nevoie si apoi sa le puneti la loc. Pastrati lucrurile mai scurte, cum ar fi dulapurile de arhivare sau rafturile, sub birou, daca aveti loc,si mutati-le doar atunci cand aveti nevoie sa le accesati. Incercati sa folositi un scaun de birou cu roti, daca puteti, astfel incat, sa va puteti deplasa pana intr-o alta parte a biroului pentru a accesa ceva.
Birou Toscana
Complex A Castello
Birou – Cea mai importanta piesa de mobilier dintr-un cabinet
Cel mai important spatiu fizic dintr-un birou, este biroul.
Cei mai multi oameni, considera ca sunt mai productivi, atunci cand lucreaza la un birou care nu este dezordonat.
Alti oameni, in special cei creativi, prospera intr-un cadru dezordonat.
Daca aveti o inclinatie pentru creativitate si o dragoste secreta pentru dezordine, atunci faceti ceea ce vi se potriveste.
Unii antreprenori, printre care este celebru Tony Hsieh, adora un birou dezordonat.
Pentru cei mai putin inspirati dintre noi, un birou curat si imaculat, este cea mai buna optiune.
Stilurile noastre de lucru sunt reflectate de mediul nostru de lucru; un spatiu de lucru curat, creeaza un flux de lucru productiv.
Birou – Asezati doua tavite pentru documente pe birou
Un sistem cu doua tavi, este cel mai simplu si mai eficient pentru gestionarea hartiei primite.
Sistemul functioneaza in felul urmator:
1) Tava noua, documente noi;
2) Tava veche, documente pe care le-ati deschis sau pe care le-ati consultat si de care trebuie sa va ocupati;
Toate documentele noi, necitite sau nedeschise se pun in tava noua.
Aceasta tava este in beneficiul persoanelor care se plimba prin biroul dumneavoastra pentru a arunca lucruri pe birou.
Aratati spre tava. Noua tava este pentru lucrurile de care inca trebuie sa va ocupati. Plicuri nedeschise, dosare, documente – toate acestea va asteapta, stivuite frumos, atunci cand veti fi gata sa le primiti.
Vechea tava, este pentru lucrurile pe care le-ati deschis, dar de care inca trebuie sa va ocupati – scanare, clasare, expediere etc. Este ca o lista de lucruri de facut, dar cel putin nu este imprastiata peste tot in birou.
Aceasta este o abordare foarte simpla, dar face minuni pentru a elimina dezordinea de hartie de pe birou, eliberandu-va pentru a fi mai productiv.
Birou – Creati doua zone
Nu toata munca este creata in mod egal. Ar trebui sa abordati organizarea biroului cu aceasta perspectiva cu doua zone.
Birou – Zona 1: Munca la calculator
Acesta este biroul dumneavoastra traditional. Aici va petreceti cea mai mare parte a timpului, dand la bataie si rezolvand lucruri.
Birou – Zona 2: Lucrul in afara calculatorului
Aceasta este zona in care faceti lucruri care nu tin de calculator. Ar putea fi acelasi birou, dar pur si simplu o alta zona care este eliberata de monitoare, cabluri si incarcatoare.
Aici te duci atunci cand rasfoiesti documente, folosesti iPad-ul, semnezi hartii, scanezi documente sau stampilezi plicuri – orice lucru care nu necesita o abordare de lucru cu mana pe tastatura.
Abordarea in doua zone a unui birou, va ajuta atat sa va organizati munca, cat si abordarea pentru a realiza tipurile de lucruri cu care va confruntati zilnic.
Birou – Asezati obiectele fizice in sertare sau tavi de ordonare
Majoritatea birourilor au nevoie de cateva rechizite.
Chiar si Andrew Hyde, minimalistul extrem care si-a redus posesiunile la 15 lucruri, are nevoie de un loc in care sa-si puna iPhone-ul, incarcatoarele, castile, aparatul foto, ochelarii de soare si portofelul.
Indiferent daca aveti 15 obiecte sau 500, aveti nevoie de un loc unde sa le puneti pe toate – un loc care sa nu fie la vedere.
Un sertar de birou, este locul logic. Evitati tentatia de a pastra capsatorul dragut, dispenserele de banda adeziva la moda si suportul adorabil pentru agrafe de hartie in partea de sus a biroului.
In cea mai mare parte, aceste consumabile trebuie sa fie depozitate intr-un loc organizat si accesibil, cum ar fi un sertar.
Coș pentru hartii Castello
Ia un cos de gunoi mai mare
Un cos de gunoi mai mare, suna putin stupid, dar este de fapt un hack strategic.
Iata de ce. Cea mai mare parte a hartiei care intra intr-un birou, poate fi aruncata sau digitizata in loc sa fie arhivata. Indosarierea hartiilor, este una dintre sarcinile care necesita cel mai mult timp si, prin urmare, este cea mai amanata.
Pentru ca un cos de gunoi mare, este mai vizibil, aveti tendinta de a va gandi mai des la el. Atunci cand in spatiul de lucru intra hartii inutile, este mai probabil sa le puneti in cosul de gunoi decat sa le stivuiti intr-un turn de hartie dezordonat de tipul „Habar n-am ce sa fac cu ele”.
Un cos de gunoi mai mare previne, de asemenea, supraaglomerarea cosului de gunoi.
Una dintre cele mai grave forme de dezordine la birou, este un cos de gunoi care si-a atins capacitatea cu trei zile in urma.
Luati-va un cos mai mare si veti putea absorbi mai multe deseuri. Nu uitati sa reciclati!
Da o nota personala biroului tau!
Adaugati cateva detalii personale la biroul dvs., astfel incat, sa va simtiti confortabil. Pastrati cateva obiecte personale in biroul dvs. pentru a face din el un spatiu propriu si pentru a nu se simti prea steril. Agatati obiecte de arta pe pereti sau pastrati fotografii pe birou pentru a face din biroul dvs. un loc relaxant. De asemenea, puteti pastra mici bibelouri sau plante undeva pe birou, atata timp cat nu va aglomereaza spatiul de lucru.
Limiteaza-te la 1-2 obiecte pe birou, altfel acestea ar putea ocupa prea mult spatiu.
Concluzie
Asigura-te ca, combini sistemul tau personal de productivitate cu metoda de organizare a biroului tau. Unele metode de productivitate recomanda o anumita abordare a organizarii biroului dumneavoastra.
Oricare ar fi metoda de organizare sau sistemul de productivitate preferat, nu asteptati sa va creati un birou organizat. Cu cat asteptati mai mult, cu atat mai mult timp pierdeti.
